مطلوب بشكل عاجل: سكرتير تنفيذي ذكر، المنامة، البحرين

فقط للمتقدمين الذين لديهم خبرة ويقيمون حاليًا في البحرين

نحن منظمة مرموقة تبحث عن سكرتير تنفيذي ذو خبرة ومهنية لمساعدة مكتبنا التنفيذي بشكل مباشر. سيلعب المرشح المثالي دورًا حاسمًا في دعم الأنشطة اليومية، وضمان التنسيق السلس، وإدارة الوقت بكفاءة، والتواصل المهني.

المسؤوليات الرئيسية
1. الدعم التنفيذي:
– العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين المدير التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.
– إدارة التقويم، وجدولة المواعيد، وتنسيق الاجتماعات.
– إعداد ومراجعة الوثائق والتقارير والعروض التقديمية.
– صياغة المراسلات والبريد الإلكتروني والمذكرات نيابة عن المنظمة بطريقة مهنية وفي الوقت المناسب.
2. إدارة الاجتماعات والفعاليات:
– تخطيط وتنسيق الاجتماعات رفيعة المستوى، وضمان إعداد جداول الأعمال والمواد والمشاركين مسبقًا.
– تسجيل وتوزيع محاضر الاجتماعات، مع تسليط الضوء على نقاط العمل والمواعيد النهائية.
– تنظيم الفعاليات والمؤتمرات وترتيبات السفر، بما في ذلك التأشيرات والرحلات الجوية وأماكن الإقامة.
3. التواصل والارتباط:
– التعامل مع جميع الاتصالات الواردة والصادرة، مع ضمان الدقة والمهنية.
– بناء والحفاظ على علاقات قوية مع العملاء والشركاء وأصحاب المصلحة
4. الدعم الإداري والتنظيمي:
– الحفاظ على الملفات والسجلات والمراسلات السرية وتنظيمها.
– مراقبة وترتيب أولويات المهام، مع ضمان تلبية المكتب التنفيذي للمواعيد النهائية والأهداف.
– تتبع المشاريع والمبادرات المكلفة بها، وتقديم تحديثات منتظمة عن حالتها.
– التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأقصى درجات التكتم.
– الحفاظ على سجلات وملفات وقواعد بيانات المكتب وتحديثها.
5. تنسيق المكتب:
– المساعدة في إدارة لوازم المكتب وضمان سير العمل بسلاسة.
– العمل عن كثب مع الأقسام الأخرى لضمان التنسيق السلس للأنشطة.
– ضمان الامتثال لسياسات الشركة ومعاييرها وبروتوكولاتها
– دعم تنظيم فعاليات المكتب والاجتماعات وورش العمل، الامتثال والسرية
6. الواجبات الكتابية:
– التعامل مع توزيع البريد وإدارة خدمات البريد السريع الواردة/الصادرة.
– تشغيل معدات المكتب مثل الطابعات وآلات النسخ والماسحات الضوئية.

المتطلبات
• التعليم:
يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
• الخبرة:
خبرة لا تقل عن 5 سنوات كسكرتير تنفيذي أو في دور إداري كبير مماثل.
• اللغات:
إتقان جيد للغة الإنجليزية والقدرة على إجراء المراسلات الذاتية. إجادة هذه اللغة (كتابة ومحادثة) إلزامية.
الكفاءة في التواصل المهني والصياغة باللغة الإنجليزية.
• المهارات التقنية:
يجب أن يكون ملمًا بالكمبيوتر مع إتقان متقدم لحزمة MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
مهارات كتابة قوية.
• المهارات الشخصية:
مهارات تنظيمية وإدارة وقت استثنائية.
مستوى عالٍ من المهنية والسرية.
قدرات قوية في التواصل وحل المشكلات.
القدرة على التعامل مع الضغط والعمل في بيئة سريعة الوتيرة.
يجب أن يكون مستعدًا للعمل لساعات مرنة بما في ذلك المساء وعطلات نهاية الأسبوع.
القدرة على العمل تحت الضغط
موقف استباقي ومبتكر مع الاهتمام بالتفاصيل.
واجبات أخرى يكلف بها من قبل كبار المسؤولين
يفضل أن يكون لديه رخصة قيادة
غير مدخن

انضم إلينا وكن جزءًا من بيئة عمل مهنية وودية!

نفضل شخصًا يعيش في المنامة بالقرب من منطقة السيف.

ندعو فقط المتقدمين المؤهلين المقيمين/العاملين في البحرين لتقديم طلباتهم خلال يومين عبر واتساب 33385918 (لا مكالمات من فضلك) أو البريد الإلكتروني على careers@jadawel-bah.com.